منذ تأسيسها، عملت Picup Media بشكل وثيق مع Diamond Services International. والسبب وراء استمرارهم في العمل معًا بسيط. تشترك كل من Picup Media و Diamond Services International في هدف مشترك. هذا الهدف هو إنشاء حلول رقمية للمجوهرات.
كمقدمة سريعة، سونيا جيجينز هي مديرة Diamond Services International، وهي شركة استشارية للمجوهرات مزدحمة.
Diamond Service International
على مدار السنوات الأربع الماضية، زارت سونيا العديد من أنواع أعمال المجوهرات وعملت عن كثب مع العملاء داخل أستراليا وخارجها، سواء في الموقع أو خارجه. لقد ساعدت وأدارت مشاريع لتبسيط العمليات بين الورش والمكاتب الرئيسية والمتاجر لتحديد الإنتاجية عبر الأعمال. كما أنها أدارت عددًا لا بأس به من مشاريع المواقع الإلكترونية.
على الرغم من أن كل عمل فريد من نوعه ولديه تحدياته الخاصة، إلا أن هناك العديد من الأشياء المشتركة التي لاحظتها سونيا بين جميع عملائها:
- أصحاب الأعمال يعانون من ضيق الوقت ويجدون صعوبة في توزيع أنفسهم على جميع مجالات العمل.
- نقص الموظفين أو عدم وجود المهارات الصحيحة عادةً في مناصب المكاتب الرئيسية.
- هناك نقص في السياسات والإجراءات التشغيلية ومحدودية في وثائق التدريب.
- أصول الصور غير منظمة ويصعب تحديد موقعها وغالبًا ما تكون قديمة جدًا من حيث الجودة والتصميم.
- كلمات المرور الهامة منتشرة في كل مكان ولا يوجد نظام تسجيل مُعدّ.
سونيا تشرح:
"بشكل عام، هناك العديد من الحلول لكل مشكلة، وستأتي أفكاري من معرفة الصناعة بالإضافة إلى البحث. أقضي كل أسبوع وقتًا في البحث عن تطبيقات وبرامج جديدة، وقراءة مقالات من قادة الصناعة. أعتقد شخصيًا أن أسوأ ما يمكن أن يفعله صاحب العمل هو عدم فعل أي شيء على الإطلاق. إذا كنت تستيقظ وتكرر نفس العمليات كما فعلت العام الماضي وقبله وربما قبل خمس أو عشر سنوات، فكيف يمكن للعمل أن يتحسن، وكيف يمكن أن يكون العمل أكثر ربحية، وكيف يمكن للموظفين أن يكونوا أكثر إنتاجية؟"
فيما يلي دراستان حالة من مشاريع حديثة كرست لها سونيا قلبها وروحها بالكامل. عملان مختلفان تمامًا، لكن كلاهما مملوك لعائلة وشغوفان بصناعة المجوهرات.
دراسة حالة 1
شركة تصميم وتصنيع مملوكة لعائلة – متعددة المتاجر
الخلفية:
كانت هذه الشركة سريعة النمو في حاجة ماسة إلى مدير عمليات لزيارة مكتبها الرئيسي لتدريب الفريق على جميع جوانب برنامج Swim POS، والجرد، وتدقيق الجرد، وتنفيذ إجراءات مراقبة المخزون، وتبسيط جميع الإجراءات التشغيلية، وتحسين الإنتاجية الإجمالية داخل الشركة، وبشكل عام مساعدة المدير العام على الارتقاء بالعمل إلى المستوى التالي.
التحديات:
كان العمل ينمو بسرعة، وكان المكتب الرئيسي يعاني من نقص في الموظفين مع عدم وجود شخص بدوام كامل يشرف على مراقبة المخزون أو التسويق.
نظرة عامة والنتائج:
في ثلاث سنوات، أنجزت العديد من المشاريع بالإضافة إلى العقد الأصلي لتطبيق إجراءات مراقبة المخزون. وشملت بعض المشاريع التسويق والإعلانات المطبوعة، وموقعًا إلكترونيًا جديدًا، وتصويرًا احترافيًا، ونماذج تشغيلية، وعقود الموارد البشرية، وتوظيف وتدريب موظفين رئيسيين جدد في المكتب الرئيسي، والإرشاد، وتصميم الشاشات والتعبئة والتغليف، وتصاميم الهدايا للشركات، وسياسات التأمين، بالإضافة إلى التعامل مع جميع المشاريع المتعلقة بـ Swim. كنت أعلم أن بعض المشاريع ستستغرق بعض الوقت لإظهار النتائج، لكن البعض الآخر كان فوريًا.
في وقت مبكر من العقد، حددت الحاجة إلى تنفيذ تتبع الوظائف عبر 3 مواقع والورشة. لتنفيذ تتبع الوظائف، كان مطلوبًا أولاً إجراء تدقيق على جميع طلبات العملاء المعلقة وحزم العمل في جميع المواقع. خلال المشروع، قمت بتدريب جميع الموظفين على تتبع الوظائف باستخدام برنامج Swim ونفذت إجراءات خطوة بخطوة في المتاجر والمكتب الرئيسي. بفضل خلفيتي القوية في الورشة والتصنيع، يمكنني بالتأكيد القول أن تتبع الوظائف هو أحد الميزات الرئيسية لبرنامج Swim POS. إن وظائف البرنامج والقدرة على إرسال رسائل نصية قصيرة للعملاء بتحديثات حول وظائفهم وإبلاغهم عند اكتمالها أمر مدهش ببساطة. يمكن وصف التحسينات الفورية في الاتصال والإنتاجية داخل الفريق بأنها استثنائية. يمكن لفريق الإدارة التركيز على تطوير الأعمال ومجالات أخرى من العمل بدلاً من تفويت موعد نهائي للتصنيع أو البحث عن حزمة عمل على سبيل المثال.
مشروع رئيسي آخر أدرته تضمن العمل عن كثب مع مطور مواقع الويب لتصميم موقع ويب جديد تمامًا وإطلاقه. خلال هذا الوقت أطلقت Picup Media أعمالها وكنت ممتنًا جدًا لاكتشاف هذه الخدمة في وقت مبكر جدًا من المشروع. كنت أبدأ من الصفر بأصول الصور وكنت أعمل أيضًا ضمن ميزانية. بناء مكتبة صور بمرور الوقت مع مصور محترف مكلف للغاية. لذلك، كان حل التصوير الفوتوغرافي بالهاتف الذكي GemLightbox وخدمة Picup Media لإعادة اللمس "تغييرًا جذريًا". أصبح لدي الآن خيار التقاط الصور في المتاجر وفي غضون 48 ساعة تحميلها إلى الموقع الإلكتروني. يمكن الآن الاختيار بين التصوير الفوتوغرافي الاحترافي والتصوير الفوتوغرافي بالهاتف الذكي اعتمادًا على قطعة المجوهرات. تم إطلاق الموقع بسلاسة مع ردود فعل رائعة من العملاء وعملائهم. لا يوجد شيء أستمتع به أكثر من إكمال مشروع وتحقيق نتائج تتجاوز التوقعات. كما أنه من المجزي للغاية أن ننظر الآن إلى حيث بدأنا وإلى أين وصلت الشركة اليوم.
دراسة حالة 2
متجر بمفهوم جديد – عمل تجاري مملوك لعائلة – أستراليا
الخلفية:
لقد أنهى هذا العميل الشغوف والمتحفز للغاية مؤخرًا دبلوم في علم الأحجار الكريمة واتصل بي أولاً لإعداد برنامج نقاط البيع للأعمال، ولكن أيضًا لمناقشة إمكانية الإرشاد. كونها محترفة بنفسها مع مسيرة مهنية سريعة في الصناعة الطبية، علمت العميل أن التعاقد مع خدماتي سيمكنها من العمل بدوام جزئي في عملها الحالي وفي نفس الوقت تسريع أعمالها الجديدة في المجوهرات. اتفقنا على عقد إرشاد واستشارات عامة لمدة 6 أشهر حيث سأزور العمل عدة مرات وسأكون متاحًا عبر الهاتف في أي وقت للحصول على المشورة.
التحديات:
العميل جديد في صناعة المجوهرات ولديه معرفة محدودة بالعمليات التشغيلية لصناعة التجزئة.
نظرة عامة والنتائج:
سافرت عدة مرات إلى مقر العميل لتطبيق برنامج Swim POS، والمساعدة في مشاريع تجهيز المتاجر، والإشراف على حدث إطلاق العمل في فندق 5 نجوم قريب. تضمنت المشاريع الأصغر سياسات التأمين، وسياسات وإجراءات المبيعات، والهدايا للشركات، والتعبئة والتغليف، والعروض، وإعداد حسابات وسائل التواصل الاجتماعي.
تضمنت جلسات الإرشاد مكالمة أسبوعية لمدة ساعتين كل أسبوع لمراجعة المشاريع الحالية، وطلبات العملاء، وأي أسئلة تشغيلية عامة. الإرشاد مجزٍ للغاية وجزء مهم من عملي. أحب العمل عن كثب مع العملاء والمديرين لمساعدتهم على تحقيق أهدافهم وإبقائهم على المسار الصحيح في خطط أعمالهم.
كان المشروع الرئيسي بجانب الإرشاد هو العمل عن كثب مع مطور الويب الخاص بعملائي وشركة التسويق لإكمال موقعها الإلكتروني قبل حدث الإطلاق. كان الموقع قد اكتمل نصفه عندما تسلمت المشروع. ومع وجود عدد لا بأس به من أصول الصور الاحترافية بالفعل، كنت أعلم أن الصفحة الرئيسية ستبدو مذهلة، كنت بحاجة فقط لتنظيم المزيد من صور المجموعات. أثناء وجودي في الموقع، قمت بسرعة بتصوير جميع مخزون المجوهرات في GemLightbox وأرسلت الملفات إلى Picup Media لإعادة اللمس. أنهيت كتابة المحتوى لصفحات الموقع والمخزون بينما كنت أنتظر الصور المعدلة. أعادت Picup Media الصور بشكل أسرع من المتوقع وتمكنت من إكمال المشروع قبل الموعد النهائي لحدث الإطلاق.
نُظم إطلاق العمل على 3 مراحل في قاعة احتفالات فندق خمس نجوم. قُسّمت الأحداث لتشمل وسائل الإعلام، والعملاء، والأصدقاء، والزملاء من أعمال عميلتي الأخرى. كان تحديًا تنظيم حدث غداء جلوس، وحفل كوكتيل في يوم واحد بالإضافة إلى إفطار إعلامي، لكن الإطلاق حقق نجاحًا كبيرًا وكان ممتعًا للغاية لجميع المشاركين!
نصيحة سونيا الأهم لتنظيم أصول أعمال المجوهرات:
نصيحتي الأولى ونقطة البداية ستكون إنشاء نظام ملفات مشترك للأعمال مثل Dropbox. قم بإنشاء مجلدات لشعارات الشركة، وأصول القرطاسية، وأصول التسويق، والقوالب التشغيلية، وملفات التدريب والصور. حدد موقع الملفات المهمة وقم بتحميلها إلى Dropbox. نظم أصول الصور في Dropbox للوصول السريع إلى حملات وسائل التواصل الاجتماعي والتسويق. خصص مجلدًا لـ Picup Media لتحميل الصور الأولية لإعادة لمسها. سيكون هذا مفيدًا لإرسال رابط ملف صور مجمع إلى Picup Media لطلبات إعادة اللمس. عندما تعيد Picup Media الصور، ستتمكن من حفظها مباشرة في Dropbox. يجب أن يكون لدى الموظفين الرئيسيين تطبيق Dropbox على هواتفهم للوصول إلى الملفات ومشاركتها بسرعة من أي مكان في العالم.
هل تريد معرفة المزيد أو تحتاج إلى مساعدة في مشروع؟ أرسل لي رسالة، أتطلع للدردشة معك!
سونيا جيغينز
+61 413 007 998
www.diamondservices.com.au
sonia@diamondservices.com.au
نبذة عن Diamond Services International
سونيا جيجينز هي مديرة عمليات شغوفة، ومتفانية، ومتحمسة للغاية، متخصصة في عمليات وإجراءات بيع المجوهرات بالتجزئة، وإدارة مخزون المجوهرات والألماس، ومراجعات الجرد، وحلول التسويق والمواقع الإلكترونية، ونظام برنامج SWIM POS الكامل، وحزم تدريب SWIM.
سونيا هي مديرة عمليات ومديرة عامة متاحة لعقود قصيرة أو طويلة الأجل للإشراف على مجالات العمل أو مشروع واحد لا يمكنك الإشراف عليه بنفسك.
تلتزم سونيا بتقديم الأفكار والاستراتيجيات والحلول لتبسيط السياسات/الإجراءات وتحسين الإنتاجية في بيئة بيع المجوهرات بالتجزئة أو التصنيع. ثقة الصناعة، والمعرفة، والدراية بالمنتج، وقوة أكثر من عشرين عامًا من العمل في صناعة المجوهرات.
"أرى نفسي كامتداد لعملك لتقديم خدمات متخصصة، وإرشاد، ودعم. أنا مكرسة للتميز في الخدمة وتطوير علاقات عمل ومهنية طويلة الأمد" - سونيا جيجينز
الخدمات المقدمة:
- استشارات تشغيلية لورش البيع بالتجزئة والتصنيع
- السياسات والإجراءات التشغيلية والموارد البشرية
- حلول نقاط البيع والموارد البشرية
- إرشاد الموظفين الأفراد أو أصحاب الأعمال
- مراجعات جرد مستقلة
- تدريب وإدارة واستشارات مراقبة المخزون
- تدريب الموظفين لمناصب المكتب الرئيسي
- مشاريع المواقع الإلكترونية
- مشاريع التسويق
- مشاريع التصوير الفوتوغرافي وإعادة اللمس
- تصميم التعبئة والتغليف والعرض
- هدايا الشركات
برنامج SWIM:
- تطبيق SWIM للمتاجر الجديدة
- تدريب SWIM للموظفين الجدد بالإضافة إلى التدريب المتقدم للموظفين الحاليين
- تقارير وتدقيق SWIM
- مراجعات جرد المتجر
